Como Encaixar uma Planilha em Uma Página PDF

Para encaixar uma planilha em uma página PDF, defina a área de impressão com o intervalo de que você realmente precisa, use a orientação paisagem se a tabela for larga e configure a escala para que todas as colunas caibam em uma página antes de converter. Se o texto ficar pequeno demais para ler, divida a planilha em partes em vez de reduzir mais.

Uma planilha pode ter formatação ou valores antigos bem fora da tabela visível, e o Excel conta esse espaço vazio ao ajustar a planilha à página. Selecione o intervalo desejado e escolha Layout da Página > Área de Impressão > Definir Área de Impressão.

Pressione Ctrl+End para ver onde o Excel acha que a planilha termina. Se for longe da sua tabela, exclua as linhas e colunas não usadas, e não apenas o conteúdo delas.

A orientação paisagem dá bem mais largura a uma tabela larga no mesmo papel, e margens menores acrescentam um pouco mais. As duas coisas não prejudicam a leitura, então teste-as antes de reduzir a escala.

Depois abra Layout da Página > Configurar Página e, em Ajustar para, informe 1 página de largura e deixe o campo de altura vazio. Todas as colunas cabem na largura e tabelas longas continuam nas páginas seguintes. Use 1 página de altura só para tabelas pequenas.

A escala reduz tudo na mesma proporção. Como regra prática, texto abaixo de cerca de 7 a 8 pontos é difícil de ler no papel e no celular. Uma planilha com fonte de 11 pontos em escala de 65% já está perto de 7 pontos.

Quando o Excel indicar uma escala próxima ou abaixo disso, mude a abordagem em vez de baixar mais a escala.

Divida uma planilha muito larga em partes lógicas, como um resumo e uma tabela de detalhes, ou oculte as colunas de que o leitor não precisa. Se deixar as linhas continuarem em mais páginas, use Layout da Página > Imprimir Títulos para repetir a linha de cabeçalho em cada página.

Abra Exibir > Visualização de Quebra de Página para ver onde as páginas terminam e arraste as linhas azuis se uma página quebrar no lugar errado.

Depois de preparar a planilha, use o Excel para PDF e confira as bordas esquerda, direita, superior e inferior de cada página. Se algo ainda estiver errado, veja a lista de problemas em Excel para PDF ou volte ao guia de Excel para PDF.